UGIT-RS-COMU-002

UGIT-RS-COMU-002

Definición de servicio

UGIT-RS-COMU-002

Solicitar apoyo en actividad administrada por comunicados SIUA.

  • Servicio que le permite al solicitante solicitar apoyo en la creación de una actividad administrada por comunicados SIUA, incluyendo la creación de la página de inscripción, invitación a la actividad, mensaje de faltan 3 días y mensaje de enlace.
  • Externo (Queda a discreción del personal de la UGIT).
  • Estudiantil (Queda a discreción del personal de la UGIT).
  • Administrativo.
  • Académico.
  • Personal UGIT.
  • 5 días / Antelación de Solicitud.
  • No existen documentos.

Flujo de trabajo

A continuación se le presenta una imagen ilustrativa del flujo de trabajo para solventar este tipo de servicio.

Definición del Proceso

 

    1. Se crea la solicitud por parte del usuario, por medio del sistema https://soporte.siua.ac.cr/.
    2. Se solicitan los siguientes datos al usuario:
      • Asunto de la campaña: este campo le permite al solicitante indicar el nombre completo de la campaña que desea enviar.
      • Remitente correo: este campo el permite al solicitante definir el correo del remitente del mensaje, si no fuera comunicados@siua.ac.cr.
      • Remitente Nombre: este campo le permite al solicitante definir el nombre del remitente del comunicado.
      • Remitente institución, departamento o comité: este campo le permite al solicitante indicar la institución, departamento o comité remitente del comunicado.
      • Correo de encargado de campaña: le permite al solicitante indicar el correo electrónico del encargado del comunicado, para que reciba el informe.
      • Fecha de la actividad: le permite al solicitante indicar la fecha del evento.
      • Hora de la actividad: le permite al solicitante indicar la hora del evento.
      • Requiere página de inscripción: le permite al solicitante indicar si quiere o no crear la página de inscripción.
      • Página de inscripción: en caso de no requerir crear la página de inscripción porque ya existe una, el solicitante debe indicarlas aquí.
      • Datos requeridos en la página de inscripción: si el solicitante desea crear la página de inscripción y requiere datos adicionales al correo electrónico, debe indicarlos en este campo.
      • Requiere mensaje de invitación: le permite al solicitante indicar si requiere crear un comunicado para invitar a la actividad.
      • Fecha de envió de la invitación: le permite al solicitante indicar la fecha cuando desea se envíe el comunicado.
      • Hora de envió de la invitación: le permite al solicitante indicar la hora cuando desea se envíe el comunicado.
      • Listas para la invitación: le permite al solicitante seleccionar las listas disponibles, para enviado de comunicado invitación.
      • Contenido de la invitación: este campo le permite al solicitante digitar el contenido del mensaje que desea comunicar. Puede utilizar HTML.
      • Adjuntos invitación: este campo le permite al solicitante adjuntar los documentos que se desea se envíen en el comunicado de invitación.
      • Requiere mensaje de faltan 3 días: le permite al solicitante indicar si requiere crear un comunicado que se envié 3 días antes de la actividad.
      • Requiere mensaje de enlace: le permite al solicitante indicar si requiere crear un comunicado que envié el enlace de acceso a la actividad.
      • Enlace de acceso a la actividad: le permite al solicitante indicar cuales es él enlace de acceso a la actividad.
      • Contraseña de acceso: le permite al solicitante indicar cual es la contraseña de acceso a la actividad, si fuera requerida.
    3. Se analiza la solicitud para determinar el tipo de comunicado a enviar.
    4. Si es necesario la creación de página de inscripción:
      • Se crea la página de inscripción con los campos requeridos.
      • Se le presenta al solicitante
      • Se recibe su aprobación.
    5. Si es necesario la creación de invitación:
      • Se crea el comunicado de invitación.
      • Se le envía una prueba al solicitante.
      • Se recibe su aprobación.
    6. Si es necesario la creación del comunicado de faltan 3 días:
      • Se crea el comunicado de faltan 3 días.
      • Se le envía una prueba al solicitante.
      • Se recibe su aprobación.
    7. Si es necesario la creación del comunicado de enlace:
      • Se crea el comunicado de enlace.
      • Se le envía una prueba al solicitante.
      • Se recibe su aprobación.
    8. Dependiendo de las necesidades del solicitante, se colocan las campañas requeridas en la cola de envíos.
    9. Cierre de la solicitud en el sistema de soporte SIUA.

Información importante

A continuación se le muestra información importante sobre requisitos, advertencias y notas al usuario, necesarias para la creación de este tipo de solicitud.

  • La UGIT define un tiempo de antelación de la solicitud para este servicio de 5 días hábiles (tomando en cuenta feriados y vacaciones), en los cuales se estructura y verifican los datos de la campaña.
  • No existen anotaciones.
  • Es responsabilidad del solicitante verificar la información que se va a enviar en el comunicado, así como la verificación de las listas y adjuntos enviados.
  • Una vez el mensaje colocado en la cola el mensaje no se puede modificar la información.